Mae eich tîm cyllid yn cofnodi data cwsmeriaid yn y system gyfrifeg. Mae eich tîm gwerthu yn cofnodi'r un data cwsmeriaid yn y CRM. Mae eich tîm gwasanaeth cwsmeriaid yn ei gofnodi eto ar y platfform cymorth. Mae'r data'n bodoli mewn tri lle, gan wrth-ddweud ei hun weithiau. Does neb yn gwybod pa fersiwn sy'n gywir. Mae'r senario hwn yn digwydd mewn miloedd o fusnesau Prydeinig bob un diwrnod, gan gostio miliynau i gwmnïau mewn amser a wastraffwyd, ymdrechion dyblyg, a chyfleoedd a gollwyd.
Nid yw'r rhan fwyaf o sefydliadau'n sylweddoli faint mae eu systemau arwahanedig yn costio iddynt nes iddynt ddechrau mesur yr effaith yn briodol. Mae'r costau'n cuddio yn y golwg. Ychydig oriau yma wedi'u colli i drosglwyddo data â llaw. Methu proses draw oherwydd na wnaeth gwybodaeth gydamseru'n iawn. Cwsmer wedi'i rwystro oherwydd na allai'r tîm cymorth weld hanes prynu a gofnododd y tîm gwerthu. Yn unigol, mae'r digwyddiadau hyn yn ymddangos yn fach. Gyda'i gilydd, maent yn draenio adnoddau'n systematig.
Gwir Bris Silos System
Pan nad yw systemau'n cyfathrebu, mae gwybodaeth yn symud yn araf. Mae cwsmer yn gosod archeb drwy eich gwefan. Ddeuddeg awr yn ddiweddarach, mae eich warws yn derbyn yr archeb drwy allforio â llaw. Yn y cyfamser, nid oes gan eich tîm gwasanaeth cwsmeriaid unrhyw welededd o'r trafodyn. Os bydd y cwsmer yn ffonio gyda chwestiwn, ni all y cynrychiolydd weld statws yr archeb heb fewngofnodi i systemau lluosog, gofyn i adrannau eraill, neu roi'r cwsmer ar ddalfa.
Mae'r darnio hwn yn cyflwyno gwallau'n naturiol. Pan fydd bodau dynol yn trosglwyddo gwybodaeth â llaw rhwng systemau, mae camgymeriadau'n digwydd. Mae digid yn cael ei drawsosod. Mae maes yn cael ei hepgor. Mae cofnod yn cael ei ddyblygu. Mae'r gwallau hyn yn cronni drwy gydol eich busnes. Mae eich adran gyfrifon yn treulio amser yn cymodi rhifau a ddylai fod yn cyfateb yn awtomatig. Mae eich tîm gwasanaeth cwsmeriaid yn ceisio egluradau na ddylent fod wedi bod yn angenrheidiol. Mae eich tîm rheoli yn gwneud penderfyniadau yn seiliedig ar ddata nad ydynt yn ymddiried ynddo'n llwyr.
Ystyriwch faint mae hyn yn ei gostio mewn amser pur. Gallai busnes canolig ei faint yn y DU gyda thri deg o weithwyr wastraffu pum awr yr wythnos ar drosglwyddiadau data â llaw, chwilio am wybodaeth ar draws systemau, a chywiro gwallau a grëwyd gan ddatgysylltiad. Dros hanner cant o wythnosau'r flwyddyn, mae hynny'n gyfanswm o 250 awr yn flynyddol. Ar gyfraddau bilio cymedrol, mae hynny'n cynrychioli degau o filoedd o bunnoedd mewn cynhyrchiant a gollwyd. I sefydliadau mwy o faint, mae'r ffigwr yn lluosi'n sylweddol.
Mae'r gost gyfle yn bwysicach fyth. Mae eich gweithwyr talentog yn treulio'u diwrnod yn symud gwybodaeth rhwng systemau yn lle dadansoddi'r wybodaeth honno, gwella prosesau, a gwasanaethu cwsmeriaid yn well. Ni all eich tîm cyllid ddarparu mewnwelediadau amser real oherwydd bod casglu data cywir yn cymryd oriau. Ni all eich tîm marchnata bersonoli ymgyrchoedd yn effeithiol oherwydd bod gwybodaeth am gwsmeriaid yn aros ar wahân mewn systemau lluosog. Ni all eich tîm gweithrediadau optimeiddio llif gwaith oherwydd bod gwelededd ar draws adrannau yn parhau'n gyfyngedig.
Sut mae Systemau Annibynnol yn Niweidio Profiad Cwsmeriaid
Mae cwsmeriaid yn fwyfwy disgwyl profiadau di-dor. Maen nhw'n cysylltu â chi drwy sianeli lluosog. Maen nhw'n disgwyl i chi gofio sgyrsiau blaenorol, waeth a wnaethon nhw ffonio, e-bostio, neu ymweld â'ch gwefan. Maen nhw'n disgwyl cael gwybodaeth gyson ar draws pob pwynt cyswllt. Pan fo'ch systemau'n parhau'n ddatgysylltiedig, ni allwch chi ddiwallu'r disgwyliadau hyn.
Mae cwsmer yn cysylltu â'ch cwmni gyda chŵyn. Mae'r cynrychiolydd cymorth yn agor y cyfrif ac yn gweld trafodion blaenorol ond nid cyfathrebiadau diweddar gyda'ch tîm gwerthu. Mae'r cwsmer yn sôn am sgwrs a gafon nhw am uwchraddio gwasanaeth. Nid oes gan y cynrychiolydd unrhyw gofnod o'r drafodaeth hon. Mae'r cwsmer yn teimlo'n rhwystredig. Maen nhw'n teimlo'n anweledig, fel eu bod yn siarad â chwmni nad yw'n eu hadnabod mewn gwirionedd, er eu bod wedi bod yn gwsmer ffyddlon ers blynyddoedd.
Mae'r rhyngweithiadau hyn yn adio i fyny. Mae cwsmeriaid yn gynyddol yn newid i gystadleuwyr sy'n darparu profiadau mwy cydgysylltiedig. Mae eich cyfradd colli cwsmeriaid yn dringo. Mae gwerth oes eich cwsmeriaid yn lleihau. Mae ennill cwsmeriaid newydd yn dod yn ddrutach oherwydd eich bod yn disodli cwsmeriaid y dylech fod wedi eu cadw. Mae'r hyn a ddechreuodd fel problem integreiddio systemau yn troi'n argyfwng cadw cwsmeriaid.
I'r gwrthwyneb, mae busnesau sy'n integreiddio eu systemau'n effeithiol yn creu manteision cystadleuol unigryw. Mae cwsmer yn ffonio am gymorth. Mae'r cynrychiolydd yn gweld eu hanes llawn ar unwaith. Maen nhw'n gweld pryniannau diweddar, problemau blaenorol, dewisiadau gwasanaeth, a hanes cyfathrebu. Gall y cynrychiolydd bersonoli'r rhyngweithio ar unwaith. Caiff materion eu datrys yn gyflymach. Mae cwsmeriaid yn teimlo eu bod yn cael eu gwerthfawrogi. Mae'r cwsmeriaid hyn yn aros yn hirach, yn prynu mwy, ac yn argymell eich busnes i eraill.
Y Risg Cydymffurfiaeth nad oes neb yn siarad amdani
Mae rhedeg busnes yn y DU yn golygu llywio gofynion rheoleiddiol cymhleth. Mae GDPR yn mynnu eich bod yn gwybod yn union ble mae data cwsmeriaid yn cael ei gadw, pwy sy'n cael mynediad ato, a sut rydych yn ei brosesu. Pan fydd systemau'n aros yn ddatgysylltiedig, mae cynnal y lefel hon o welededd yn mynd yn bron yn amhosibl.
Gallai data eich cwsmeriaid fodoli yn eich CRM, eich system e-bost, eich meddalwedd cyfrifeg, eich platfform gwefan, eich system gwasanaeth cwsmeriaid. Mae pob system yn gweithredu'n annibynnol. Mae dangos cydymffurfiaeth â GDPR yn golygu profi eich bod yn gallu dod o hyd i holl ddata cwsmeriaid ar draws y systemau hyn, ei ddileu'n gynhwysfawr pan ofynnir i chi, ac esbonio sut rydych yn ei brosesu'n gyfreithlon. Mae hyn yn mynd yn llawer anoddach pan nad yw systemau'n cyfathrebu.
Dychmygwch fod cwsmer yn arfer ei hawl i gael ei anghofio. Maen nhw'n mynnu bod eich holl ddata yn cael ei ddileu o'ch systemau. Rhaid i'ch tîm chwilio â llaw drwy sawl system. Rhywle, mae cofnod yn cael ei hepgor. Fisoedd yn ddiweddarach, rydych chi'n darganfod eich bod yn dal i ddal eu gwybodaeth mewn system roeddech chi wedi anghofio ei gwirio. Rydych chi wedi torri GDPR. Mae ymchwiliad yr ICO yn dechrau. Mae dirwyon yn dilyn. Mae'r difrod i'ch enw da yn lledaenu'n gyflym.
Y tu hwnt i'r GDPR, mae rheoliadau sy'n benodol i'r diwydiant yn creu cymhlethdod ychwanegol. Rhaid i gwmnïau gwasanaethau ariannol archwilio llwybrau trafodion. Rhaid i sefydliadau gofal iechyd brofi diogelwch data cleifion. Rhaid i fusnesau eiddo gadw cofnodion manwl gywir ar gyfer trosglwyddo eiddo. Rhaid i gwmnïau gwasanaethau proffesiynol olrhain gwybodaeth filio'n gywir. Mae systemau sydd heb eu cysylltu yn ei gwneud hi'n anodd dangos cydymffurfiaeth.
Mae dull integredig o weithredu systemau yn golygu bod cydymffurfiaeth yn cael ei wreiddio yn eich gweithrediadau. Pan fydd cais dileu data cwsmer yn cyrraedd, mae eich system integredig yn sicrhau dileu cynhwysfawr ar draws pob platfform ar yr un pryd. Mae llwybrau archwilio yn bodoli'n awtomatig oherwydd bod systemau'n cofnodi gweithredoedd yn ganolog. Mae adrodd rheoleiddiol yn syml oherwydd eich bod yn tynnu o un ffynhonnell wirionedd yn hytrach na chysoni gwybodaeth ar draws cronfeydd data lluosog.
Enghreifftiau Go Iawn o Broblemau Integreiddio
Roedd cwmni rheoli eiddo yn gweithredu gyda systemau nad oeddent yn cyfathrebu. Roedd gwybodaeth am denantiaid mewn un system. Roedd ceisiadau am waith cynnal a chadw mewn system arall. Roedd cofnodion ariannol mewn trydedd system. Adroddodd tenant am broblem wresogi. Derbyniodd y system cynnal a chadw y gorchymyn gwaith. Ni chafodd y tîm cyllid unrhyw hysbysiad am y costau posibl. Nid oedd gan y rheolwr eiddo unrhyw syniad bod gan yr eiddo hwn ôl-ddyledion rhent sylweddol. Tri mis yn ddiweddarach, darganfuodd y cwmni eu bod wedi gwario arian sylweddol yn cynnal eiddo ar gyfer tenant nad oedd erioed wedi bwriadu talu.
Roedd cwmni gwasanaethau marchnata yn ei chael hi'n anodd wrth iddo dyfu. Roedd pob prosiect cleient yn creu gwybodaeth ar wahân ar draws systemau lluosog. Roedd taflenni amser mewn un system. Manylion prosiectau mewn un arall. Cyfathrebiadau cleientiaid mewn un arall eto. Wrth gynhyrchu anfonebau i gleientiaid, treuliodd staff oriau yn casglu gwybodaeth â llaw. Roedd camgymeriadau'n digwydd yn rheolaidd. Derbyniodd cleientiaid filiau anghywir. Dilynwyd hyn gan anghydfodau. Dioddefodd morâl y staff wrth i aelodau'r tîm dreulio'u dyddiau yn cysoni taenlenni yn lle gwneud gwaith ystyrlon.
Ehangodd busnes manwerthu i werthiannau ar-lein heb integreiddio eu system pwynt gwerthu â'u platfform e-fasnach. Roedd cofnodion stoc yn gwrth-ddweud ei gilydd. Archebodd cwsmeriaid eitemau a oedd yn ymddangos ar gael mewn stoc ar-lein ond nad oeddent ar gael mewn gwirionedd. Bu'n rhaid i'r cwmni gysylltu â chwsmeriaid i ymddiheuro am fethu â chyflawni'r archebion. Cynyddodd nifer yr eitemau a ddychwelwyd wrth i ddisgwyliadau cwsmeriaid fynd heb eu diwallu. Yn y pen draw, rhoddodd y cwmni'r gorau i werthiannau ar-lein ac ail-ganolbwyntio ar siopau ffisegol oherwydd bod integreiddio'n ymddangos yn rhy gymhleth.
Nid yw'r enghreifftiau hyn yn anarferol. Maent yn cynrychioli profiadau cyffredin ar draws busnesau'r DU sydd heb fynd i'r afael ag integreiddio systemau'n briodol.
Pam mae integreiddio'n teimlo'n fwy cymhleth nag ydyw mewn gwirionedd
Mae llawer o sefydliadau'n osgoi integreiddio oherwydd ei fod yn ymddangos yn dechnegol gymhleth. Maen nhw'n dychmygu gwaith ailwampio drud, wythnosau o amser segur i'r system, a rhaglenni ailhyfforddi staff. Mae'r rhagdybiaethau hyn yn aml yn hen ffasiwn.
Mae dulliau integreiddio modern yn achosi llawer llai o aflonyddwch na mudo systemau traddodiadol. Does dim angen i chi ddisodli eich systemau presennol. Mae eich CRM yn gweithio'n berffaith dda. Mae eich meddalwedd cyfrifeg yn ymdrin â'ch anghenion yn dda. Mae eich platfform gwasanaeth cwsmeriaid yn addas i'ch tîm. Nid eich systemau unigol yw'r broblem. Y broblem yw nad ydynt yn siarad â'i gilydd.
Mae datrysiadau integreiddio cyfoes yn cysylltu eich systemau presennol heb fod angen eu disodli. Mae eich CRM yn integreiddio â'ch meddalwedd cyfrifeg. Mae data cwsmeriaid yn llifo'n awtomatig. Mae gwybodaeth ariannol yn diweddaru mewn amser real. Mae eich platfform gwasanaeth cwsmeriaid yn cysylltu â'ch CRM. Mae cynrychiolwyr cymorth yn gweld hanes cwbl y cwsmer ar unwaith. Mae eich gwefan yn integreiddio â'ch system rhestr. Mae lefelau stoc yn diweddaru ar unwaith ar draws pob platfform.
Mae'r dull hwn yn diogelu eich buddsoddiadau presennol. Nid oes angen ailhyfforddi helaeth ar eich tîm oherwydd bod y rhyngwynebau'n aros yn gyfarwydd. Mae eich defnyddwyr yn parhau i weithio mewn systemau y maent yn eu deall. Y gwahaniaeth yw bod eu gwaith yn dod yn haws oherwydd nad ydynt bellach yn trosglwyddo gwybodaeth â llaw rhwng systemau.
Fel arfer, mae gweithrediad yn cymryd wythnosau yn hytrach na misoedd. Rydych chi'n dewis pa systemau sydd angen eu hintegreiddio'n gyntaf, gan flaenoriaethu'r cysylltiadau sy'n creu'r budd mwyaf uniongyrchol. Rydych chi'n gweithredu'r integreiddiad fesul cam yn hytrach na cheisio cysylltu popeth ar yr un pryd. Mae'r dull cam wrth gam hwn yn eich galluogi i fireinio'r broses, darganfod problemau'n gynnar, a gwneud addasiadau heb amharu ar eich gweithrediad cyfan.
Y Trawsnewid Busnes sy'n Dilyn Integreiddio
Mae cwmnïau sy'n integreiddio eu systemau'n llwyddiannus yn profi trawsnewidiadau y tu hwnt i'r hyn a ddisgwyliwyd ganddynt i ddechrau. Daw'r manteision amlwg yn gyntaf. Mae trosglwyddo data â llaw yn diflannu. Mae cywirdeb gwybodaeth yn gwella. Mae prosesau'n rhedeg yn gyflymach.
Yna, daw manteision dyfnach i'r amlwg. Mae eich tîm cyllid yn dechrau darparu mewnwelediadau amser real oherwydd nad ydynt bellach yn treulio amser yn casglu data â llaw. Maent yn dadansoddi tueddiadau, yn nodi cyfleoedd, ac yn cefnogi penderfyniadau strategol. Gall eich tîm marchnata o'r diwedd bersonoli ymgyrchoedd oherwydd eu bod yn gweld gwybodaeth gyflawn am gwsmeriaid. Mae cyfraddau ymateb yn gwella. Mae refeniw yn cynyddu.
Mae eich tîm gweithrediadau'n ennill gwelededd ar draws adrannau. Maen nhw'n nodi bothellau gwasgfa nad oeddent yn amlwg o'r blaen. Maen nhw'n optimeiddio llif gwaith. Mae gwelliannau effeithlonrwydd yn lledaenu drwy'ch sefydliad. Mae eich tîm gwasanaeth cwsmeriaid yn datrys problemau'n gyflymach oherwydd bod ganddynt wybodaeth gyflawn. Mae sgoriau boddhad yn gwella. Mae cwsmeriaid yn aros yn hirach.
Mae eich tîm rheoli yn gwneud penderfyniadau gwell oherwydd eu bod yn gweithio gyda data unedig. Maen nhw'n deall proffidioldeb cwsmeriaid yn gywir. Maen nhw'n gweld pa gynhyrchion sy'n perfformio'n gryf. Maen nhw'n nodi problemau sy'n dod i'r amlwg cyn iddynt droi'n argyfyngau. Mae cynllunio strategol yn dod yn fwy soffistigedig oherwydd ei fod yn seiliedig ar ddealltwriaeth gynhwysfawr yn hytrach na gwybodaeth ddarnol.
Yn bwysicaf oll, mae eich pobl yn treulio'u hamser ar waith ystyrlon. Nid oes neb yn rhwystredig gan systemau nad ydynt yn cydweithio. Nid oes neb yn gwastraffu oriau yn symud gwybodaeth rhwng llwyfannau. Mae eich gweithwyr gorau yn canolbwyntio ar waith sy'n wirioneddol bwysig. Mae cadw staff yn gwella. Mae recriwtio'n dod yn haws oherwydd bod pobl eisiau gweithio i sefydliadau sydd â systemau sy'n gweithio'n iawn.
Cychwyn ar eich taith integreiddio
Gall dechrau integreiddio deimlo'n frawychus os ydych chi wedi ei osgoi ers blynyddoedd. Y newyddion da yw nad oes angen gweithredu dramatig ar gyfer y daith. Mae'n dechrau gyda gwerthusiad gonest o'r hyn sy'n costio arian i chi ar hyn o bryd.
Pa brosesau sy'n achosi'r mwyaf o rwystredigaeth i'ch tîm? Ble mae gwallau'n digwydd amlaf? Pa dasgau llaw sy'n cymryd y mwyaf o amser? Pa adrannau sy'n ei chael hi'n anoddaf gyda datgysylltiad gwybodaeth? Mae'r cwestiynau hyn yn helpu i nodi lle mae integreiddio'n sicrhau'r budd mwyaf.
O'r fan honno, mae dull synhwyrol yn blaenoriaethu'r integreiddiad mwyaf effeithiol yn gyntaf. Efallai bod angen dybryd ar eich timau cyllid a gwerthu i rannu gwybodaeth am gwsmeriaid. Efallai y byddai eich integreiddiad gwasanaeth cwsmeriaid a CRM yn datrys eich heriau cymorth. O bosibl, rhaid i'ch systemau rhestr a e-fasnach gyfathrebu i atal dryswch stoc. Dechreuwch gyda'r cysylltiad sy'n mynd i'r afael â'ch problem fwyaf dybryd.
Wrth i chi gyflwyno'r integreiddiad cyntaf, byddwch yn dysgu'n aruthrol. Byddwch yn darganfod bod integreiddiadau eraill yn bwysicach nag y tybiech i ddechrau. Byddwch yn datgelu cyfleoedd awtomeiddio nad oeddech wedi'u hadnabod o'r blaen. Byddwch yn deall eich prosesau busnes yn fwy dwys. Mae'r wybodaeth hon yn llywio camau integreiddio dilynol.
Mae'r daith gyfan yn dod yn fwy rheoladwy pan gaiff ei thrafod yn drefnus, yn hytrach na cheisio adnewyddu'r system gyfan ar yr un pryd.
Edrych ymlaen
Y busnesau sy'n ffynnu yn nhirwedd gystadleuol heddiw yw'r rheiny lle mae systemau'n gweithio gyda'i gilydd yn ddi-dor. Maen nhw'n symud yn gyflymach oherwydd bod gwybodaeth yn llifo ar unwaith. Maen nhw'n gwasanaethu cwsmeriaid yn well oherwydd eu bod yn deall cwsmeriaid yn llwyr. Maen nhw'n cydymffurfio â rheoliadau'n hawdd oherwydd bod llywodraethu data wedi'i wreiddio yn eu gweithrediadau. Maen nhw'n denu talent oherwydd bod gweithwyr yn gweithio gyda systemau sy'n gweithio'n iawn.
Mae cost aros yn ddigyswllt yn cynyddu bob dydd. Mae pob trosglwyddiad data llaw yn gwastraffu amser. Mae angen cywiro pob gwall. Mae pob cwsmer sy'n rhwystredig gan gydlynu gwael yn cynrychioli refeniw posibl a gollwyd. Mae pob bwlch cydymffurfiaeth yn cynrychioli risg reoleiddiol.
Nid moethusrwydd i gorfforaethau mawr yw integreiddio. Mae'n gynyddol hanfodol i unrhyw fusnes yn y DU sy'n gweithredu ar draws systemau lluosog. Nid y cwestiwn yw a fyddwch chi'n integreiddio yn y pen draw. Y cwestiwn yw a wnewch chi hynny'n strategol gyda phartneriaid profiadol, neu a wnewch chi barhau i dalu cost ddyddiol datgysylltiad.
Mae gan eich busnes y potensial i weithredu'n llawer mwy effeithlon. Mae gan eich pobl y gallu i gyflawni gwaith llawer mwy ystyrlon. Gallai eich cwsmeriaid gael profiadau llawer gwell. Mae hyn i gyd yn parhau i fod wedi'i gloi y tu ôl i rwystr systemau sydd wedi'u datgysylltu.
Integreiddio yw'r allwedd sy'n datgloi potensial gwirioneddol eich sefydliad.
English 
Welsh